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9 ferramentas de gerenciamento essenciais que toda pequena empresa precisa

 

 

Independentemente do tamanho da sua organização, gerir o seu negócio pode ser uma atividade estressante e exigente. Especialmente se você estiver tentando fazer isso sozinho, sem depender das ferramentas de gerenciamento certas que podem tornar sua vida muito mais fácil.

 

É sabido que mais da metade dos proprietários de pequenas empresas trabalham seis ou sete dias por semana e 62% dedicam mais de 50 horas semanais às suas empresas. Basta pensar em coordenar e organizar todas as operações do dia a dia, liderar suas equipes, planejar seus projetos, gerenciar fluxos de caixa, contratar pessoal e alocar tarefas e recursos. A lista não tem fim. E, ao mesmo tempo, você se esforça para comercializar seus produtos e serviços, trocando mensagens e ligações com seus clientes existentes e potenciais.

 

 

Como você pode se livrar de parte das tarefas mais pesadas? Implementar a tecnologia adequada pode ser a resposta às suas necessidades. Esta é a solução pela qual um número cada vez maior de empresas optam. Pesquisas constataram que 66% das organizações de vários setores estavam em fase piloto ou já haviam adotado a automação de pelo menos um de seus processos de negócios.

 

Se você deseja aproveitar as vantagens da tecnologia de ponta, conhecer as opções viáveis ​​e seus principais recursos o ajudará a selecionar a solução que melhor atende às suas necessidades. Neste artigo, compilamos uma lista de dez ferramentas fundamentais de gestão empresarial que podem agilizar suas operações e aumentar sua eficiência. Para ajudá-lo a selecionar a melhor opção para o gerenciamento de sua pequena empresa, também discutiremos os prós e os contras de usar uma combinação de ferramentas individuais e uma solução unificada, como Bitrix24 e as soluções da Bruning Sistemas, que concentra múltiplas funções de gestão empresarial em uma plataforma multifuncional. 

 

Primeiras coisas primeiro.

 

O que é um software de gestão empresarial?

 

Você pode pensar no software de gestão empresarial como um aplicativo que ajuda as organizações a melhorar seus processos, automatizando a execução de tarefas e funções rotineiras. Essas ferramentas são projetadas para libertar proprietários e gerentes de empresas de atividades demoradas e de baixo valor. Eles melhoram vários aspectos das operações comerciais – desde o controle do tempo até o gerenciamento de fluxos de trabalho e relações com clientes, até faturamento e relatórios.

 

Por que você deve investir em ferramentas de gestão para sua pequena empresa?

 

Benefícios da implementação de ferramentas de gestão para pequenas empresas

 

Soluções modernas podem trazer múltiplas vantagens para sua empresa: 

 

Um software dedicado pode economizar seu tempo, permitindo que você se concentre em tarefas que estão diretamente relacionadas ao avanço de seus negócios.

 

  • As ferramentas de gerenciamento podem economizar dinheiro. Essas economias podem ser expressas em:
    • Melhor atendimento e retenção do cliente por meio da utilização de ferramentas de CRM 
    • Identificando formas mais lucrativas de investir, obtendo insights sobre seus fluxos de caixa com soluções de gerenciamento de fluxo de caixa
    • Evitando erros dispendiosos e perda de informações com ferramentas de gerenciamento de documentos
    • Aumentar a produtividade permitindo que você e sua equipe se concentrem melhor nas atividades atuais sem esquecer ou perder as próximas com soluções de agendamento e controle de tempo

 

  • As ferramentas de gestão digital estão alinhadas com as novas tendências de negócios de interações presenciais limitadas e um modo remoto de operação. Eles ajudam as empresas a lidar com questões de saúde e a manter a conformidade regulatória. 

 

Agora que você sabe o nome do jogo, vamos dar uma olhada nas soluções essenciais que você pode adotar facilmente em suas operações.

 

As 9 principais ferramentas de gerenciamento para pequenas empresas

 

1. Ferramentas de gerenciamento de projetos

 

Software para gerenciamento de projetos é uma ótima opção se você estiver realizando várias tarefas ao mesmo tempo.

 

Essas ferramentas podem gerar e enviar lembretes automaticamente para tarefas e eventos futuros, mantendo todos atualizados sobre tudo que está na agenda do projeto, incluindo detalhes como horário, local e orçamento do evento. 

 

Trello é um dos favorito nesta categoria. Esta ferramenta fácil de usar melhora a colaboração e a eficiência da equipe, fornecendo quadros, listas e cartões.

 

 

 

 

Trello permite uma visualização clara da organização do projeto, atribuição de tarefas e planejamento orçamentário usando modelos personalizáveis. Ele garante fluxos de trabalho transparentes em toda a empresa e fácil acompanhamento do progresso. 

 

Asana e Basecamp são outros exemplos de ferramentas de gerenciamento de projetos que você também pode querer conferir.

 

Além disso, temos o Bitrix24, uma ferramenta all-in-one que inclui funcionalidades de gerenciamento de projetos. Essa plataforma agrega mais um serviço sem custos adicionais. Se você já utiliza o Bitrix24 ou deseja centralizar várias de suas necessidades em um único lugar, esta é uma excelente opção.

 

 

 

 

Com ele a sua gestão de projetos pode estar agregada ao seu CRM, você pode criar fluxos de trabalho e muito mais.

 

2. Software CRM

 

A gestão do relacionamento com o cliente é uma importante ferramenta de negócios que fornece às pequenas empresas um hub central para gerenciar e medir o desempenho em todos os pontos de contato da jornada do cliente. Você pode acompanhar quem está visitando seu site e recebendo, abrindo e lendo seus e-mails. A implementação de uma boa solução de CRM também ajudará você a manter as informações dos clientes organizadas e facilmente acessíveis a outras plataformas por meio de amplos recursos de integração.

 

A ferramenta de CRM orientada a negócios Bitrix24 apresenta uma interface intuitiva e sincronização de chamadas e e-mail.

 

 

Esta opção fácil de usar e atraente para pequenas empresas vem com um aplicativo móvel e se integra prontamente a outras soluções.

 

Outras opções viáveis ​​nesta categoria são Pipeline e Salesforce.

 

3. Software de comunicação no local de trabalho

 

À medida que sua empresa cresce, você precisa de ferramentas modernas de comunicação digital para permitir que sua equipe mantenha contato por meio de bate-papo e compartilhamento de arquivos. Você pode usar uma ferramenta de mensagens instantâneas, como Slack, Skype, Whatsapp, Viber ou Facebook Messenger para se comunicar instantaneamente, trocando textos, imagens, vídeos, arquivos ou links da web com outras pessoas da sua empresa. A videoconferência é outra opção para facilitar a comunicação no local de trabalho, particularmente relevante para acordos de trabalho remoto. É um substituto eficaz para reuniões presenciais e ajuda você a manter sua equipe na mesma página.

 

Microsoft Teams é uma ótima plataforma que conecta colegas de trabalho. Junto com suas principais conversas de vídeo em tempo real, oferece funcionalidades de compartilhamento de dados e tela e permite grande personalização.

 

Google Meet e Zoom são soluções de videoconferência que também vêm com uma gama promissora de funcionalidades.

 

O Bitrix24 oferece mais uma funcionalidade integrada, complementando suas diversas outras opções, incluindo bate-papo por chat e chamadas ao vivo.

 

 

Proporcionando uma experiência unificada e eficiente para gestão de projetos e interação em tempo real.

 

 

A ferramenta vem com capacidade de gravação e múltiplas opções de integração.

 

4. Software de RH

 

Como proprietário de uma pequena empresa que gerencia menos funcionários, você pode considerar uma solução de RH um investimento redundante. Independentemente do número de sua equipe, você ainda terá que lidar com tarefas de RH que podem prejudicar sua produtividade e seu tempo. O software de RH é a ferramenta ideal para agilizar o processo de recrutamento e contratação e facilitar a integração, treinamento e benefícios dos funcionários.

 

Bitrix24 oferece recursos básicos de RH que permitem gerenciar sua equipe, como banco de dados de funcionários, organograma, gerenciamento de folha de pagamento, controle de presença e gerenciamento de dias de folga.

 

 

Você também pode criar anúncios de emprego e compartilhá-los em plataformas dedicadas para alcançar mais candidatos em potencial. O Bitrix24 possui uma versão gratuita, o que o torna particularmente relevante para pequenas empresas. Você pode começar com a versão gratuita e adquirir uma licensa posteriormente conforme seu negócio escala e sua equipe aumenta.

 

Outros exemplos de software de RH adequado para pequenas empresas são Freshteam e Eddy.

 

5. Gestão da força de trabalho

 

Você pode contar com essas ferramentas para lidar com o planejamento da carga de trabalho futura de sua equipe e a programação de turnos, dependendo de sua capacidade. Você também pode consultar dados históricos de desempenho de seus funcionários e implementá-los para otimizar sua força de trabalho. As ferramentas de gerenciamento da força de trabalho podem fornecer insights econômicos sobre a eficiência de sua equipe, relacionando quanto custam com o lucro obtido pela organização.

 

Bitrix24 é um exemplo de aplicativo que oferece uma interface limpa e em tempo real para facilitar o gerenciamento de agendas complexas.

 

 

Este software de gerenciamento de força de trabalho vem com um aplicativo móvel que permite que seus funcionários sem mesa vejam detalhes de tarefas e programem atualizações.

 

 

Entre as opções de gerenciamento da força de trabalho para pequenas empresas que vale a pena considerar estão Planday e When I Work.

 

6. Ferramentas de relatórios de trabalho

 

Uma ferramenta de relatório fornece informações sobre o trabalho realizado ou o tempo gasto em uma tarefa específica por um funcionário. Ele permite que você determine a produtividade e eficiência de sua equipe.

Bitrix24, por exemplo, possui um recurso de rastreamento e fornece informações valiosas sobre o desempenho da sua força de trabalho.

 

 

O Bitrix24 fornece uma visão geral em um painel intuitivo, melhorando a transparência e a responsabilidade.


Você também pode dar uma olhada ClicData e GROW que oferecem relatórios e análises para pequenas empresas.

 

7. Software de gestão de recursos empresariais (ERP)

 

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integra essas ferramentas e muitas outras em uma plataforma unificada, oferecendo uma visão holística e em tempo real das operações financeiras da empresa. A importância de um ERP reside em sua capacidade de centralizar dados, melhorar a precisão das informações, aumentar a eficiência operacional e facilitar a tomada de decisões informadas. Ao combinar funções como gerenciamento de fluxo de caixa e faturamento, entre outras, um ERP ajuda a minimizar erros, reduzir redundâncias e fornecer insights valiosos que podem impulsionar o crescimento e a rentabilidade do negócio.

 

Além disso, um ERP melhora a comunicação entre diferentes departamentos, garantindo que todos trabalhem com as mesmas informações atualizadas, o que é crucial para a coordenação e a implementação de estratégias empresariais eficazes.

 

 

A Bruning Sistemas oferece uma solução completa, com todas funcionalidades necessárias para gerir sua empresa de maneira simplificada, atendendo os mais diversos nichos de negócio.

 

8. Ferramentas de gerenciamento de documentos

 

Eles foram projetados para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos com segurança e permitir também a colaboração.

 

Uma alternativa atraente é o já mencionado Bitrix24. O Bitrix24.Drive oferece exatamente o que você precisa para salvar todos os arquivos do trabalho. Essa é apenas uma das diversas funcionalidades incluídas no ecossistema do software de CRM do Bitrix24.

 

 

Você ainda pode integrá-lo com outras soluções como: Box, Dropbox, Google Drive, Office365 e One Drive. 

 

9. Calendário

 

A implementação de um software de calendário pode resultar na otimização do seu tempo. 

 

Appointy automatiza o agendamento de compromissos, melhora o agendamento da equipe e aprimora o gerenciamento de clientes.

 

 

É mais adequado para setores como saúde e bem-estar, varejo, educação e TI. A ferramenta permite gerenciar compromissos, enviar lembretes automaticamente e aceitar reservas de redes sociais e pré-pagamentos online. Ele se integra e sincroniza facilmente com o calendário do Google.

 

Alternativas que você também pode ver são Calendar e Teamup.

 

Selecionando a melhor solução de gerenciamento de pequenas empresas 

 

Você deve escolher uma combinação de ferramentas individuais ou uma plataforma de gerenciamento completa? Vamos dar uma olhada nos prós e contras de ambos os mundos e avaliá-los.

 

Utilizando uma combinação de ferramentas individuais

 

Você pode optar por usar ferramentas diferentes para suas diferentes necessidades. Por exemplo, você pode combinar Trello, Slack e Google Drive e permitir que sua equipe colabore e se comunique com eficiência, enquanto gerencia projetos com Bitrix24 e utiliza o Bruning Sistemas para fluxos de caixa e faturamento. Quais vantagens e desvantagens essa abordagem traz para o seu negócio?

 

Prós

  • Em caso de inoperabilidade de algum dos aplicativos individuais, você pode contar com as outras soluções. 
  • Você pode escolher a opção mais eficaz para cada categoria.
  • Em comparação com a operação com um sistema ponta a ponta, é mais fácil substituir uma ferramenta entre muitas, se necessário ou se você decidir mudar de fornecedor.

 

Contras

  • A utilização de uma ferramenta individual para cada função pode acumular custos extras.
  • Pode haver problemas de compatibilidade e integração.
  • O uso de ferramentas individuais pode envolver a alternância entre os diferentes aplicativos, levando a operações demoradas. 
  • Possivelmente introduz o risco de discrepâncias de dados.
  • Envolve diferentes soluções com diferentes interfaces e princípios de funcionamento, o que significa que você e sua equipe terão que aprender a utilizar cada uma delas.
  • A adoção de várias ferramentas individuais de gerenciamento de pequenas empresas envolve possíveis problemas de segurança, pois cada sistema tem uma abordagem diferente, o que torna seu gerenciamento muito difícil.

 

Implementando uma plataforma de gerenciamento de negócios completa para assumir todas as funções

 

Por outro lado, você pode optar por uma plataforma ponta a ponta que atenda a todas as funções de gestão do seu negócio. Bitrix24 é um exemplo de um sistema completo que combina várias funcionalidades para gerenciamento de processos e projetos, fluxos de trabalho, CRM, comunicação, e mais. E ainda as soluções como Bruning Sistemas para fluxos de caixa, faturamento, controle de estoque, controle fiannceiro e fiscal.

 

A adoção de plataformas unificadas oferece múltiplas vantagens para a gestão do seu negócio:

 

Prós 

  • Isso economiza dinheiro. Pagar uma taxa mensal predeterminada por uma única plataforma permite que você gaste menos em várias outras soluções de software desconectadas.
  • Aumenta a produtividade. Você e sua equipe gastam menos tempo inserindo, verificando e duplicando manualmente conjuntos de dados.
  • A implementação de uma solução completa aumenta a segurança e a prevenção de ameaças.
  • Oferece escalabilidade. Você pode atualizar sua conta adicionando novos recursos à medida que sua empresa cresce.
  • Um único sistema completo fornece operação simplificada e elimina problemas de compatibilidade e integração.
  • Usar uma interface unificada significa que você não precisará aprender e se adaptar a diversas abordagens e interfaces de usuário.

 

Contras

  • A adoção pode demorar mais, pois precisa assumir ou integrar-se ao software legado. 
  • As soluções modernas, no entanto, vêm com muitos recursos de integração para garantir uma integração perfeita com outros sistemas. Bitrix24, por exemplo, integra-se prontamente com Google Calendarentre outros. Também pode ser utilizado via API. Enquanto as soluções como Bruning Sistemas podem se integrar a plataformas de comercio online e oferecem portal contábil ou ainda integração com outros sistemas contábeis.


As ferramentas de gerenciamento de negócios permitirão que você trabalhe de maneira mais inteligente e não mais difícil. Implementar tecnologia é uma estratégia eficaz para aliviar você e sua equipe de tarefas repetitivas não essenciais. Assim, você pode investir seu tempo e energia para ter novas ideias de negócios, colocá-las em prática e impulsionar sua empresa. Tudo o que você precisa fazer é identificar o que melhor se adapta às suas necessidades e deixá-lo cuidar dos trabalhos de baixo valor. É hora de você começar a trabalhar no seu negócio, em vez de trabalhar no seu negócio.

 

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